2023.09.20

書類の整理方法

こんにちは！あなたのリスタートをお手伝いする、ライフオーガナイザー、りなです。

書類整理はあなたに合う片付け方法を用いて仕組み化する事によって、日常生活や仕事をスムーズに進めることができます。

①　目標設定と計画：

まず最初に、書類整理の目標を明確にすることから始めます。

どの書類を整理する必要があるのか、そして整理後の状態を想像してみてください。

目標を設定することで、整理の方向性を明確にし、やる氣を保つことができます。

②　必要な道具の用意：

書類整理にはいくつかの道具が必要になります。

以下は一般的なものですが、作業に応じて変わることがあります。

●ファイルフォルダーやバインダー

●ラベルやマーカー

●ファイルボックスや整理棚

●シュレッダー（不要な書類の廃棄に使用）

③　書類の仕分け：

書類整理の最初のステップは、書類を仕分けることです。

次のように分類するとうまくいきますよ。

●保管が必要な書類:

税金、保険、契約などの重要な書類は大事に保管する事が必要になります。

書類の中からこれらの書類をピックアップし、ファイルフォルダーやバインダーに入れてラベルを付けると、後で探しやすくなります。

●即処分の書類：

古い領収書、不要な広告、使わなくなったカタログなどは廃棄しましょう。

また、情報収集が好きな方は注意が必要です。

情報は一日一日と古くなっていきますし、新たな情報に書き換えられていきます。

古くなった情報は間違いの元になってしまいますので、定期的に見直して処分すると、常に新鮮で必要な情報を手にすることができます。

シュレッダーを使って個人情報を守りながら処分しましょう。

●行動が必要な書類：

請求書、申請書、行動を起こさなければならない書類は、特別なトレイやフォルダーに入れておきましょう。

期限を設定し、行動を起こすためのリマインダーを設定することで忘れ防止になります。

④　カテゴリーとラベリング：

整理した書類をカテゴリーごとに収納しましょう。

例えば、保険関係、仕事関係、子供関係などのカテゴリーを作ります。

それぞれのカテゴリーに適切なラベルを付け、収納しやすく探しやすくすると良いです。

⑤　ファイリングシステムの設計：

書類を整理する際に、どのようなファイリングシステムを使用するかを考えてみましょう。

アルファベット順、日付順、カテゴリー別など、あなたの好みや使いやすさに合ったシステムを選んでください。

⑥　定期的な見直し：

書類整理は一度片付けて収納したら、終わりではありません。

定期的に書類をチェックし、不要なものを処分しましょう。

あなたに合った見直し期間を設ける事がリバウンド防止になります。

⑦　デジタル化：

可能であれば、重要な書類をデジタル化してバックアップを取りましょう。

クラウドストレージや外付けハードドライブを使用して、データの安全性を確保しましょう。

また、紙媒体で持つ必要はないけど、手元に置きたい情報や書類もスキャナー等でデジタル化するのもおすすめします。

紙類が減り管理しやすく、場所を取りません。

書類整理は時間がかかり、根気がいる作業ではありますが、一度整理をして仕組み化をすれば、以降はそれに沿った収納と定期的な見直しをすればリバウンドの予防になります。

整理をしたのにリバウンドをしてしまった方は、あなたに合った仕組みをうまく作れなかったからだと思います。

書類整理でお困りの方は、一度ご相談ください。

あなたに合った整理方法をお伝えします。